Privacy Policy

1. Introduction

HRIS Connect adalah aplikasi yang digunakan untuk membantu pengguna yang terdaftar dalam mengakses informasi kehadiran, absensi, dan perjalanan dinas. Aplikasi ini mendukung proses absensi menggunakan geolocation serta selfie real-time untuk verifikasi kehadiran dan kepentingan administratif.

2. Information We Collect

Kami dapat mengumpulkan beberapa jenis informasi berikut:

• Personal Information: seperti nama, email, nomor identitas karyawan, jabatan, dan data profil pengguna.
• Attendance Data: data absensi masuk, pulang, riwayat kehadiran, waktu check-in/check-out, dan data terkait jam kerja.
• Location Data: data geolocation saat pengguna melakukan absensi atau aktivitas perjalanan dinas.
• Camera / Selfie Data: foto selfie real-time yang diambil saat proses absensi. Foto ini dapat memuat wajah pengguna (face data) sebagai bagian dari bukti kehadiran.
• Business Trip Data: informasi perjalanan dinas, lokasi tujuan, waktu, dan data pendukung lainnya.
• Device Information: seperti jenis perangkat, sistem operasi, IP address, dan log aplikasi untuk meningkatkan performa, keamanan, dan audit sistem.

3. How We Use Your Information

Informasi yang kami kumpulkan digunakan untuk:

• Memproses dan menampilkan data absensi pengguna.
• Memverifikasi kehadiran melalui geolocation dan selfie real-time.
• Mengelola data perjalanan dinas.
• Mendukung kebutuhan administratif, operasional, audit, dan keamanan sistem.
• Mencegah penyalahgunaan, kecurangan, atau manipulasi absensi.
• Meningkatkan keamanan, performa, dan pengalaman pengguna dalam aplikasi.

4. Location Permission

HRIS Connect menggunakan data lokasi (geolocation) untuk mendukung proses absensi dan validasi perjalanan dinas. Lokasi hanya digunakan ketika pengguna melakukan aktivitas yang membutuhkan verifikasi lokasi, seperti check-in, check-out, atau pelaporan perjalanan dinas.

5. Face Data and Camera Access

Aplikasi dapat meminta akses ke kamera untuk mengambil selfie real-time pada saat absensi. Selfie ini dapat memuat wajah pengguna (face data) dan digunakan semata-mata untuk:

• verifikasi kehadiran,
• dokumentasi administratif,
• audit internal, dan
• pencegahan kecurangan absensi.

HRIS Connect tidak menggunakan face data untuk facial recognition, face matching biometrik, pembuatan face template, profiling, advertising, atau tujuan pemasaran.

Face data hanya dikumpulkan ketika pengguna secara aktif melakukan absensi atau aktivitas lain yang memang membutuhkan bukti foto dalam aplikasi.

6. Data Sharing and Disclosure

Kami tidak menjual data pribadi pengguna, termasuk face data, kepada pihak ketiga. Data hanya dapat diakses atau dibagikan secara terbatas kepada:

• administrator atau personel internal yang berwenang untuk kebutuhan operasional,
• penyedia infrastruktur/hosting yang digunakan untuk menyimpan data secara aman,
• pihak yang diwajibkan berdasarkan hukum, peraturan, atau proses penegakan hukum yang sah.

Face data tidak dibagikan kepada pihak ketiga untuk iklan, analitik pemasaran, atau profiling pengguna.

7. Data Storage and Security

Data pengguna, termasuk data selfie/face data, disimpan pada server atau cloud storage yang dikelola secara aman oleh perusahaan dan/atau penyedia infrastruktur yang ditunjuk. Kami berupaya melindungi data pengguna dengan langkah-langkah keamanan yang wajar, termasuk perlindungan akses, autentikasi pengguna, kontrol otorisasi, dan pengelolaan sistem yang aman.

Meskipun kami menerapkan langkah-langkah perlindungan yang wajar, tidak ada metode transmisi data atau penyimpanan elektronik yang sepenuhnya aman.

8. Data Retention

Data pengguna akan disimpan selama diperlukan untuk mendukung tujuan operasional aplikasi, kebutuhan perusahaan, audit internal, penyelesaian sengketa, kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku, atau kewajiban penyimpanan dokumen lainnya.

Secara khusus, selfie yang memuat face data akan disimpan hanya selama diperlukan untuk verifikasi kehadiran, administrasi, audit, dan kewajiban pencatatan, setelah itu data akan dihapus, dimusnahkan, atau dianonimkan sesuai kebijakan retensi internal perusahaan yang berlaku.

9. User Rights

Pengguna dapat menghubungi administrator atau pihak perusahaan terkait untuk meminta akses, pembaruan, koreksi, atau penghapusan data pribadi sesuai dengan kebijakan internal dan peraturan yang berlaku.

10. Changes to This Privacy Policy

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan akan ditampilkan pada halaman ini dengan tanggal pembaruan terbaru.